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外贸企业到底应该怎么选企业邮箱?

2017-05-02 10:06:25 济南米谷网络技术有限公司 已读

        众所周知,邮箱不仅是外贸企业日常工作中使用频率最高的办公应用,更承担着存储订单信息、客户资料的职能,因此外贸企业邮箱作用至关重要。俗话说,内贸靠电话,外贸靠邮箱。当然,如果邮箱选择不当也会给企业带来很大影响。

1、安全、稳定、速度快,一个都不能少

由于全球互联网构造复杂,海内外实现邮件互通需要经过多次跳转,导致出现邮件发送失败、延迟、丢信等现象。对于外贸企业来说,一个好的邮箱最重要的是能顺利的收发海外邮件,分秒必争占据先机。

沟通畅通是前提,安全则是贯穿始终的要求。相较于其他行业,外贸是遭遇邮件诈骗的“重灾区”,不少企业都曾中招。对此,外贸企业首先要加强自身防范意识,尽量做到设置并定期更换复杂密码,加强域内账号管理,并确保使用环境安全,发现异常情况及时与对方电话沟通确认,除此之外,来自邮箱运营商的技术保障也必不可少。

2、免费个人邮箱不能替代企业邮箱

以往有很多外贸企业不重视邮箱,允许员工随意使用个人免费邮箱与客户沟通,而事实证明这种方式虽然减少了部分开支,但是弊大于利。

首先,免费邮箱属于员工个人,完全不受企业的监管,一旦遇到员工离职或人员更替,重要的业务信息也将面临流失,使企业变得非常被动。

其次,免费邮箱在安全性、稳定性等方面与专业的企业邮箱不能相比。缺乏专业的反垃圾、反病毒能力,大量的垃圾邮件与业务邮件混在一起,不仅影响了工作效率,也带来很大的安全隐患。一旦账号被盗取,将使企业蒙受巨大损失。

最后,作为沟通交流的主要渠道,邮箱也是展示品牌形象的窗口。一个以企业域名为统一后缀的邮箱,不但代表了企业的实力和专业性,也便于辨认员工身份,大大降低了沟通环节的风险。

3、人性化设计、配套服务是加分项

外贸行业的业务面向全球,时差问题往往在所难免,尤其在与欧美客户的沟通中,如果能及时回应客户的需求无疑对争取订单大有帮助。